年末年始特集のライフコーチング的要素を含んだコラムはいかがでしたでしょうか。自己価値観を上げ、手放しを行い、目標に向けて具体的に行動を起こし継続することでのみ目標は達成可能となります。その具体的な行動を継続するには何が必要でしょうか？年始に立てた目標を継続できる確率は何％かご存知でしょうか。なんと8％と言われています。ではなぜ多くの方は継続できないのでしょうか・・・？それは『行動する時間を取る』ことがむずかしいからなんです。どれだけ目標を達成したいと強く決意したとしても実際に時間を取って行動／実践しない限りは目標達成には至らないですよね。本日は転職を例え考えていなくても、今の職場で仕事がデキル人になるためのタイムマネジメント術をお伝えしたいと思います。
本日のコラムのポイント
・タイムマネジメントの重要性
①最短距離で目標達成できる
②優先順位の明確化
③ストレス軽減とワークライフバランスの実現
④他者との信頼関係の構築
⑤生産性の向上
・仕事が遅い人、仕事が速い人はココが違う！
・優先順位付けの具体的な方法
・タイムマネジメントの重要性
みなさんは毎日行う仕事の業務／タスク管理をどのように行っていますか？タイムマネジメントは、限られた時間という貴重な資源を最大限に活用するためのスキルです。それは、単に「効率化」するための手段ではなく、自分の人生やキャリアをマネジメントし、充実した時間を過ごすための術ともいえます。単なるスケジュール管理にとどまらず、目標達成、ストレス軽減、そして生産性向上に直結する、極めて重要なスキルと位置づけられています。タイムマネジメントを行うことで下記の5つのことが可能となります。
①最短距離で目標達成できる：長期的な目標を小さなものにタスク分解し行動計画に沿って一歩一歩進める
②優先順位の明確化：緊急かつ重要なタスク、緊急ではないが重要なタスク、緊急だが重要ではないタスク、緊急ではなく重要ではないタスクに分けることで重要な仕事に集中し、無駄な作業を削減
③ストレス軽減とワークライフバランスの実現：計画的にタスク管理することでストレスを軽減し、私生活や趣味に充てる時間を確保でき心身共に健康を保つことができる
④他者との信頼関係の構築：期限厳守 チームワーク 信頼獲得 円滑な人間関係
⑤生産性の向上：時間を意識して動くことで限られたリソースを最大限に活用可能。効率的に仕事を進めることで短時間で高い成果を上げることに繋がる
・仕事が遅い人、仕事が速い人はココが違う！
あなたは仕事が早い方ですか？それとも遅い方ですか？！仕事が速い人／遅い人の4つの違いをお伝えします。
◎仕事が速い人
やらない仕事を決めるーやることリストを作っている人は多いと思いますがそれ以上に劇的に効率UPする方法が【やらないことを決める】というもの。例えば午前中はメールとLINEを見ない、など。
自分軸で考えるー仕事が速い人は「自分が何をしたいか」「どうなりたいか」といった自分軸をもとに仕事を選び行動します。
手を抜くところを決めるー全ての仕事に同じように力を注ぐと、仕事は捗りません。完璧にする必要のある仕事と適当で良い仕事を見極めることが必要です。
終了する時間を決めるー仕事の終了時刻を決めておくと「それまでにやらなければ」という意識が働き、集中して仕事をこなすことができるようになります
△仕事が遅い人
やることだけを決めるーやること以外に「無駄な習慣はないか？」「ついつい時間かけていることは？」など書き出してやらないことをまずは決めましょう！
他人の目を気にするー周りからの評価や迷惑をかけてないかなどを気にするのではなく自分軸を持って仕事をしましょう。人生の主役は自分自身です。
すべて完璧にやろうとするー「この仕事は重要かどうか」「大筋合っていればいいものか」など重要性を判別し仕事の完璧さに強弱をつけましょう。
仕事が終わったら終了するー終了時刻を決めていないと「時間がある」という感覚に陥ってしまい、ひとつひとつの仕事にかかる時間が増えてしまいます。
いかがでしたでしょうか。かく言う当方も個人事業主ということもあり自由に時間が制御しやすいがために”終了時間を決めて仕事を行う”ことにはまだまだ改善の余地があります。2025年はこの部分でスキルUPを目指します。
・優先順位付けの具体的な方法
優先順位付けスキルを習得するためにはまずはタスクの全体像を掴む必要性があります。あなたが今、抱えている業務をすべてまず書き出してください。そして❶緊急かつ重要なタスク❷緊急ではないが重要なタスク❸緊急だが重要ではないタスク❹緊急ではなく重要ではないタスクに分けてください。優先順位の順番としては
❶緊急かつ重要なタスク ⇒ ❸緊急だが重要ではないタスク ⇒ ❷緊急ではないが重要なタスク
の順です。そして隙間時間で❹緊急ではなく重要ではないタスクを行います。❶❸❹は他の人でも出来るタスクなら振ったり協力して行います。年始に立てた目標は❷緊急ではないが重要なタスクに入ることが多いのではないでしょうか？毎年毎年、スキルUPして成長していくためには❷の時間をいかに捻出するか？が大切になってきます。これらのタイムマネジメントスキルは誰でもトレーニングで身に付くものです。まだ出来ていない人は今日から行ってみてくださいね。
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